L’assemblée générale de l’Association des secrétaires des Conseils communaux et généraux vaudois (ASCCGV) s’est déroulée le 25 septembre dernier, à Nyon. Celle-ci a été l’occasion de revenir sur les points forts de l’année écoulée et de partager un moment convivial, avec la visite de l’exposition « Fantômes de papier, en visite au château » et un apéritif.
Plusieurs invité·es ont pris la parole en amont de la partie statutaire. Madame le préfet du district, Chantal Turin, a débuté son discours en expliquant que le district de Nyon est représentatif du canton de Vaud à plus d’un titre, tant géographiquement, culturellement que par la composition de sa population et des entreprises qui s’y trouvent. Daniel Rossellat, syndic de Nyon, a ponctué son intervention d’une boutade en décrivant sa commune : « Ville entre Genève et Lausanne, au bord du lac de Nyon ». Daniel Grosjean, président du Conseil communal, a, pour sa part, rappelé que les secrétaires de Conseil sont comme les mécaniciens d’un navire de la CGN, œuvrant dans l’ombre pour faire fonctionner… le Conseil ! Et Chantal Turin d’ajouter qu’être membre de l’ASCCGV est primordial à des fins de formation, d’échange et de partage, que le Conseil soit communal ou général.
Les points statutaires, menés de main de maître par le président de l’association, Florian Magnin ont ensuite suivi. Le rapport d’activités 2023-2024 a permis de mettre en exergue les points forts de l’année écoulée qui sont présentés ci-après.
Deux formations ont été proposées en 2024 : une formation sur la protection des données et une formation dite « initiale ». La première, animée par la préposée à la protection des données auprès de l’Etat de Vaud, s’est déroulée sur deux sessions, le 22 février à Yverdon-les-Bains et le 21 mars à St-Prex, réunissant 40 participant·es. Elle a notamment permis aux personnes présentes de confronter leur pratique au cadre légal. La seconde, une nouvelle session de formation initiale, a eu lieu le 27 août à Chavannes-près-Renens, avec 22 participant·es.
Cette année, Florian Magnin a rejoint l’équipe des intervenant·es pour la formation des apprenti·es au sein de la branche « Administration publique », sur la thématique « organiser des votations et des élections ».
Le comité de l’ASCCGV a par ailleurs été convié par les Archives cantonales vaudoises à participer à l’élaboration du référentiel de gouvernance documentaire modèle, s’agissant en particulier de la réalisation d’un référentiel-type destiné aux communes.
Parrainage et aides ponctuelles
En 2024, l’ASCCGV a offert une assistance et assuré des remplacements ponctuels dans plusieurs communes. La création d’un « pool » de secrétaires réunissant des personnes motivées qui sont (ou ont été) secrétaires de Conseil et disposées à remplacer au pied levé une absence dans une commune est un objectif de longue date, lequel devrait devenir réalité en 2025.
Le comité de l’ASCCGV a poursuivi son interaction avec les autres associations faîtières. Il a été convié par l’Association vaudoise des secrétaires municipaux (AVSM) le 29 mai dernier à Aigle à l’occasion de la désormais traditionnelle rencontre annuelle entre ces deux associations cousines, dont les membres respectifs sont régulièrement appelés à collaborer. De plus, le comité de l’ASCCGV était représenté lors des assemblées générales de l’AVSM, de l’Union des Communes Vaudoises (UCV) et de l’Association vaudoise des contrôles des habitants et bureaux des étrangers (AVDCH).
Révision partielle des statuts
Le comité s’est attelé cette année à une refonte partielle des statuts de l’association afin de les rendre plus en phase avec le fonctionnement réel de celle-ci. Outre la suppression de la notion de co-présidence, le comité a proposé la création d’un statut de « membre passif » pour permettre aux personnes arrivées à la retraite ou qui quittent leurs fonctions de continuer à participer à la vie de l’association, moyennant une cotisation symbolique. Ces nouveaux statuts ont été approuvés à l’unanimité lors de l’AG.
Parmi les ambitieux projets pour l’année 2024-2025 figure notamment la poursuite du développement d’un logiciel pour les législatifs. Trois membres du comité font partie du groupe de travail qui planche sur le sujet.
Renouvellement du comité
Le comité a pris acte de la démission d’Anne Devaux qui quitte le comité de l’ASCCGV pour relever de nouveaux défis professionnels. Il l’a remerciée pour son engagement au sein de l’association, particulièrement dans la rédaction des articles du Point CommUNE ! Tous les autres membres du comité ont été reconduits dans leurs fonctions. L’ASCCGV invite tout particulièrement un·e secrétaire de Conseil général à rejoindre son comité ; une telle présence apporterait beaucoup à l’association !
Bonne santé financière
Les résultats financiers de l’association ont ensuite été présentés. Les produits de l’ASCCGV sont essentiellement couverts par les cotisations annuelles de ses membres et les charges courantes sont stables. Concernant les rentrées liées aux différentes formations proposées par l’association, l’objectif n’est pas de réaliser de profits mais de couvrir les frais. En l’absence de dettes, la santé financière de l’association demeure solide.
L’AG a aussi été l’occasion de mettre en avant que le développement de l’ASCCGV est réjouissant. A ce jour, l’association compte 161 communes membres, chiffre en constante évolution. Le comité regrette cependant la faible fréquentation de l’AG, qui offre pourtant un moment privilégié de rencontres et d’échanges. La présence d’invités de différentes autorités cantonales et associations enrichit les relations et le cadre de discussions informelles. Le comité poursuit ses réflexions afin de rendre son AG plus attractive.
Visite et apéritif au programme cette année
Une visite guidée, des plus passionnantes, de l’exposition temporaire « Fantômes de papier, en visite au château » était proposée après l’AG. Elle a été suivie d’un apéritif, offert par la ville de Nyon, au cours duquel tous les participant·es ont pu échanger sur leurs tâches, leurs pratiques et tisser des liens permettant de voir que : « Non, je ne suis pas tout·e seul·e dans ma fonction ».
Article rédigé par Carole Dind, Secrétaire des Conseils communaux de Vevey et de La Tour-de-Peilz, en collaboration avec les membres du comité de l’ASCCGV.
Après l’AG, toutes et tous étaient convié·es à une visite guidée de l’exposition « Fantômes de papier, en visite au château » au Château de Nyon.