Les deux sessions de formation sur la protection des données personnelles organisées par l’Association des secrétaires de conseils communaux et généraux vaudois (ASCCGV) ont apporté, une fois de plus, la preuve de la diversité des habitudes communales et de la nécessité de se former ensemble.
Si le « Genius Loci » représente la mémoire des communes et l’exercice vivant de la démocratie par des élu·es de milice, l’évolution législative nous impose d’augmenter nos connaissances. En effet, l’application de la Loi sur la protection des données personnelles (LPrD) n’est pas à géométrie variable.
Dans le courant du mois de mars, à Yverdon-les-Bains, comme à Saint-Prex, Cécile Kerboas, préposée à la protection des données du Canton de Vaud, a délivré une formation assez pointue sur le sujet en présentant les textes de loi qui s’appliquent en la matière. Concernant l’exercice de notre fonction, le focus a été mis sur la LPrD.
Cécile Kerboas a souligné d’emblée que la formation couvrait un champ large qui pouvait paraître disproportionné au cadre de travail des secrétaires de conseil. Celles et ceux qui étaient présent·es ont eu l’occasion de confronter leur pratique au cadre légal, ramenant ainsi le sujet à des exemples concrets qui parlent à l’ensemble de leurs collègues.
La publication des documents en ligne
Lors des deux sessions de formation, parmi les différents sujets abordés, celui de la publication de textes, d’enregistrements audio et vidéo sur le site internet de la commune a retenu toute l’attention des secrétaires.
Il a été question de l’enregistrement audio des séances de conseil pour faciliter le travail de transcription du procès-verbal (PV). Dans les villes où les séances du conseil sont filmées, la retransmission de la vidéo sur une ou plusieurs plateformes dédiées a soulevé des interrogations.
Les séances de conseil étant publiques, le PV également, comment imaginer, sans être formé·e, que la publication du PV ou de la vidéo de la séance filmée et mis en accès libre sur le site internet de la commune, entre dans le champ d’application de la LPrD ?
En effet, la LPrD ne s’applique pas aux délibérations du conseil en séance publique. En revanche, les PV des organes législatifs publiés sur internet ne doivent pas comporter les noms de personnes non élues. Néanmoins, ces informations peuvent être conservées dans le PV destiné aux archives.
Les habitudes locales
Ainsi, les habitudes de rendre hommage nommément à des personnes décédées eu égard à leurs liens avec un·e membre du Conseil ou de la Municipalité, ou encore de lire la liste des personnes naturalisées par leur nom avec ou sans autres détails, posent question. A l’heure où ces informations sont mises à la disposition du monde entier, sans autorisation des personnes concernées, par le simple fait d’apparaître dans un document en libre accès sur internet, il y a violation de la protection des données personnelles.
Des questions de la salle ont mis en exergue des pratiques hors de la présentation de Cécile Kerboas. Par exemple, la transmission de données internes pour faciliter le travail entre l’administration communale et le ou la secrétaire de conseil. Là aussi, les habitudes diffèrent d’une commune
à l’autre, en fonction également de l’importance et de l’organisation des services communaux.
Une formation nécessaire
Lors de l’apéro-dînatoire qui a suivi la formation, les échanges entre les un·es et les autres ont mis en évidence que la protection des données personnelles est un sujet ardu. Mais, indépendamment des années d’expérience, nous avons constaté à quel point l’information et la formation sur cette thématique nous faisaient défaut. Au regard du nombre de documents et de données personnelles auxquels nous avons accès, que nous récoltons et que nous traitons, la présentation de Cécile Kerboas s’est avérée nécessaire avec une plus-value dans les interactions en présentiel. Deux heures de formation ne suffisent pas à tout intégrer mais représentent une bonne introduction à la problématique.
Des informations sur la protection des données personnelles sont disponibles sur vd.ch/apdi et dans l’aide-mémoire pour les autorités communales vaudoises publié par la DGAIC, sous le chapitre « Protection des données ».
Le prochain cours organisé par l’ASCCGV consistera en une formation de base initiale pour les secrétaires de conseil durant l’été. Toutes les précisions sont sur le site : asccgv.ch
Article rédigé par Anne Devaux, Membre du comité de l’ASCCGV.